Verpflichtet eine Proformarechnung zur Zahlung?

Details: Geschrieben von: Sebastian - Finbizwelt; Kategorie: Unternehmen

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Ist eine Proformarechnung verbindlich?

Nicht jede Rechnung bedeutet, dass man sofort zum Geldbeutel greifen oder sich ins Onlinebanking einloggen muss. Manchmal ist sie nur eine Ankündigung, ein Vorschlag oder eine Möglichkeit, die Kosten zu zeigen. Genau so ist es bei der Proformarechnung. Viele Unternehmer und Kundinnen denken, dass eine Rechnung immer bezahlt werden muss, sobald sie das Wort „Rechnung“ sehen. In Wirklichkeit ist die Proformarechnung etwas ganz anderes.

Sie sieht zwar wie eine normale Rechnung aus – mit Beträgen, Daten des Verkäufers und des Käufers – doch sie hat keine steuerlichen oder buchhalterischen Folgen. Man muss sie weder verbuchen noch bezahlen, solange man sich nicht für den Kauf entschieden hat.

Proformarechnung und Zahlungspflicht – kurz erklärt

Eine Proformarechnung begründet keine Zahlungspflicht und hat keine steuerliche Wirkung – sie dient nur zur Information.
Eine Zahlungspflicht entsteht erst nach Annahme der Bedingungen (z. B. „bestellen und bezahlen“, Überweisung, ausdrückliche Bestätigung).
Proformarechnungen werden nicht verbucht und berechtigen nicht zum Vorsteuerabzug.
Eine Anzahlungsrechnung wird erst nach Zahlungseingang ausgestellt und ist ein echter Buchungsbeleg.
Im Onlinehandel wird eine Proformarechnung oft automatisch nach einer Bestellung verschickt – sie hat aber nur informativen Charakter.
Die Schreibweise „pro forma“ ist in amtlichen Dokumenten üblich, während „Proforma“ im geschäftlichen Alltag weit verbreitet ist.

Proforma, Pro forma oder doch Pro-Forma?

Auf den ersten Blick wirkt die Frage banal, doch in der Praxis sorgt sie oft für Verwirrung. Schaut man in verschiedene Buchhaltungsprogramme oder auf Unternehmenswebseiten, findet man alles: mal „Proformarechnung“, mal „Pro forma-Rechnung“, und manchmal sogar „Pro-Forma-Rechnung“ mit Bindestrich.

Welche Schreibweise ist also richtig?

Aus sprachlicher Sicht gilt die getrennte Schreibweise „pro forma“ als korrekt. Der Ausdruck stammt aus dem Lateinischen und bedeutet so viel wie „der Form halber“ oder „nur aus formellen Gründen“. Diese Variante wird auch von Sprachwissenschaftlern empfohlen und ist in offiziellen Dokumenten, etwa in Verwaltungstexten oder Rechtsvorschriften, die gängige Form.

Im Geschäftsalltag sieht es allerdings anders aus. Der Begriff hat sich längst eingebürgert – „Proformarechnung“ wird heute wie ein eigenständiges Substantiv behandelt. Man sagt: „eine Proformarechnung ausstellen“, „eine Proformarechnung an den Kunden senden“, „nach der Proformarechnung bezahlen“. Sprachlich nennt man das Lexikalisierung – ein Wort löst sich von seiner ursprünglichen Bedeutung und entwickelt ein eigenes Leben.

Darum sind heute beide Varianten gebräuchlich. Im Internet kommen sie nahezu gleich häufig vor, wobei die Schreibweise „pro forma“ in amtlichen Dokumenten überwiegt. Die einfache Faustregel lautet:

In offiziellen Schreiben und rechtlichen Texten besser „pro forma“.
In der alltäglichen Geschäftskommunikation ist „Proformarechnung“ völlig in Ordnung.

Und die Version mit Bindestrich, also „Pro-Forma-Rechnung“? Sie wirkt meist nur wie ein Versuch, den Text „optisch aufzuwerten“. Sprachlich ist sie nicht notwendig. Wichtiger ist, zu verstehen, was eine Proformarechnung tatsächlich bedeutet – und nicht, wie genau sie geschrieben wird.

Proformarechnung – was ist das eigentlich?

Eine Proformarechnung sieht auf den ersten Blick wie eine ganz normale Rechnung aus – mit Angaben zum Verkäufer, Käufer, Produktbeschreibung, Betrag und Zahlungsfrist – ist aber keine echte Rechnung. Sie hat keine steuerliche oder buchhalterische Wirkung. Im Grunde ist sie ein Angebot in Rechnungsform, das beiden Seiten zeigt, mit welchen Konditionen sie rechnen können.

Sie dient nicht als Grundlage für die Umsatzsteuer und wird nicht in der Buchhaltung erfasst. Eine Proformarechnung bestätigt keinen Verkauf und schafft keine Zahlungspflicht. Sie informiert lediglich über eine geplante Transaktion – oft mit den Daten, die später für die Überweisung benötigt werden.

In der Praxis hat sie eine hilfreiche Funktion: Der Verkäufer kann dem Kunden zeigen, wie viel das Produkt oder die Dienstleistung kosten wird, bevor eine echte Rechnung ausgestellt wird. Der Kunde kann die Bedingungen prüfen, intern freigeben oder die Zahlung vorbereiten. Besonders im internationalen Handel oder bei größeren Bestellungen wird die Proformarechnung häufig genutzt, um Anzahlungen zu vereinbaren.

Erst nach dem Zahlungseingang stellt der Verkäufer eine Anzahlungs- oder Endrechnung aus – und erst diese gilt als buchhalterischer Beleg. Die Proformarechnung ist also der Schritt davor: eine Ankündigung des Geschäfts, keine Bestätigung.

Kurz gesagt: Eine Proformarechnung hat rein informativen Charakter. Sie zeigt die Absicht eines Verkaufs, aber nicht dessen Durchführung.

Wann stellen Verkäufer eine Proformarechnung aus – und warum?

Eine Proformarechnung kommt immer dann zum Einsatz, wenn der Kunde vorab Informationen über eine geplante Transaktion erhalten soll – bevor der eigentliche Verkauf stattfindet. Sie zeigt den Preis, die Zahlungsbedingungen und die Bankverbindung, ohne dass dadurch bereits eine steuerliche Verpflichtung entsteht.

Verkäufer nutzen sie, um dem Kunden eine vollständige Preisübersicht in Rechnungsform zu geben, obwohl der Verkauf noch nicht abgeschlossen ist. So weiß der Kunde genau, welche Kosten entstehen, bevor er sich entscheidet. Besonders nützlich ist das im Onlinehandel, bei individuellen Bestellungen oder bei der Zusammenarbeit mit neuen Geschäftspartnern – also überall dort, wo die Zahlung zuerst erfolgen muss, bevor die Ware geliefert wird.

Auch im internationalen Handel spielt die Proformarechnung eine große Rolle. Unternehmen verlangen diesen Beleg oft, damit ihre Buchhaltung den Zahlungsvorgang vorbereiten, den Wechselkurs festlegen oder eine interne Freigabe für den Kauf einholen kann. Für den Verkäufer ist sie ein Zeichen, dass der Kunde ernsthaftes Interesse hat – auch wenn noch kein Geld geflossen ist.

Weitere typische Gründe für eine Proformarechnung sind:

Wenn eine Anzahlung vor Beginn der Auftragsarbeit nötig ist.
Wenn der Kunde eine Preisbestätigung vor dem Kauf wünscht.
Wenn ein Unternehmen ein formelleres Angebot als eine einfache E-Mail senden möchte.
Wenn der Verkauf erst später stattfindet, der Verkäufer aber die Konditionen absichern will.

Im Alltag ist die Proformarechnung ein praktisches Werkzeug für beide Seiten. Sie sorgt für Klarheit, vermeidet Missverständnisse und hilft, den Ablauf einer Bestellung sauber zu dokumentieren. Der Kunde erhält ein transparentes Dokument mit allen Zahlungsdaten, und der Verkäufer behält die Übersicht über offene Angebote.

Kurz gesagt: Sie ist ein Vorbereitungsstadium zwischen Angebot und endgültiger Rechnung – eine Art Brücke, die Planung und Abwicklung miteinander verbindet.

Muss man eine Proformarechnung bezahlen?

Nein – eine Proformarechnung muss nicht bezahlt werden. Sie begründet keinerlei Zahlungspflicht. Sie dient nur dazu, den Preis und die Bedingungen eines möglichen Kaufs zu zeigen. Der Verkäufer darf kein Geld verlangen, solange der Kunde die Bedingungen nicht ausdrücklich akzeptiert hat.

Eine Proformarechnung ist also eher ein Vorschlag als eine Verpflichtung. Sie zeigt, wie die Transaktion aussehen könnte – und der Kunde kann das Angebot annehmen, ablehnen oder Änderungen vorschlagen. Erst wenn eine Zustimmung erfolgt, etwa durch eine Bestellung, eine Überweisung oder eine schriftliche Bestätigung per E-Mail, entsteht eine verbindliche Geschäftsvereinbarung. Erst dann stellt der Verkäufer eine echte Rechnung aus.

Viele verwechseln die Proformarechnung mit einer Umsatzsteuerrechnung und zahlen sofort – in der Annahme, sie seien dazu verpflichtet. Dadurch kommt es oft zu Missverständnissen: Geld wird überwiesen, obwohl noch gar keine verbindliche Bestellung vorliegt. Deshalb sollte man wissen, dass ohne Bestätigung beider Seiten keine Zahlungspflicht besteht.

Manchmal taucht die Proformarechnung später in Unterlagen auf, wenn es zwischen den Parteien zu Unstimmigkeiten kommt. Dann kann sie helfen, zu zeigen, was vereinbart war – etwa den Preis, den Termin oder die Lieferbedingungen. Aber sie hat keine rechtliche oder buchhalterische Wirkung. Sie gibt dem Verkäufer kein Recht, die Zahlung einzufordern, und ist kein Beweis für einen abgeschlossenen Kauf. Im Grunde ist sie nur ein hilfreiches Dokument, das Abläufe verdeutlicht, aber nichts rechtlich festlegt.

Im Onlinehandel wird eine Proformarechnung oft automatisch nach einer Bestellung erzeugt. Das bedeutet nicht, dass man sofort zahlen muss. Wenn man auf „Bestellen und bezahlen“ klickt, gilt der Kauf als bestätigt – die Proformarechnung dient dann nur als Zahlungsinformation.

Wenn man dagegen auf einen Button wie „Bestellen“, „Anfrage senden“ oder „Reservieren“ klickt, ohne dass von Zahlung die Rede ist, sieht die Sache anders aus. Dann hat die Proformarechnung nur informativen Charakter – sie zeigt Preis und Konditionen, aber keine Zahlungspflicht.

Viele Onlineshops versenden sie, damit der Kunde alle Informationen hat, bevor er sich endgültig entscheidet. Solange keine Zahlung oder ausdrückliche Bestätigung erfolgt, besteht keinerlei Verpflichtung. Im Grunde ist es eine Art Vorbestellung, die man jederzeit ändern oder stornieren kann.

Kurz gesagt

Eine Proformarechnung verpflichtet nicht zur Zahlung.
Eine Pflicht entsteht erst, wenn die Bedingungen ausdrücklich akzeptiert werden.
Ohne Zustimmung gibt es keinen Vertrag und keine Verpflichtung.
Sie ist ein Informationsdokument, das Abläufe ordnet, aber nichts festlegt.
Eine Proformarechnung im Onlineshop bedeutet keine automatische Zahlungspflicht.
Eine Verpflichtung entsteht erst durch Bestätigung oder Zahlung.
Wenn man nur „Bestellen“, „Reservieren“ oder „Anfrage senden“ klickt, besteht kein Zahlungsanspruch.
In diesem Fall ist sie nur eine Information über Preis und Konditionen.

Kann man eine Proformarechnung in den Geschäftskosten verbuchen?

Nein, eine Proformarechnung kann nicht als Aufwand gebucht werden. Sie ist kein buchhalterisches Dokument, sondern lediglich ein Informationsbeleg. Sie zeigt die Konditionen einer geplanten Transaktion, bestätigt aber nicht, dass tatsächlich ein Kauf oder Verkauf stattgefunden hat.

Eine Proformarechnung hat keine Rechnungsnummer im Sinne der Buchhaltung, wird nicht im Umsatzsteuerregister erfasst und berechtigt nicht zum Vorsteuerabzug. Erst wenn der Kunde bezahlt hat, stellt der Verkäufer eine Anzahlungs- oder Endrechnung aus – und nur diese darf in der Buchhaltung verbucht werden. Die Proformarechnung ist also ein früherer Schritt: Sie dient der Abstimmung und Vorbereitung, aber ohne steuerliche Wirkung.

In vielen Unternehmen werden Proformarechnungen als Anhang zur Geschäftskorrespondenz aufbewahrt. So lässt sich später nachvollziehen, wie die Bedingungen vor der eigentlichen Rechnungsstellung aussahen. Trotzdem gilt: Eine Proformarechnung begründet keinen Aufwand und keinen steuerlichen Vorgang.

Kurz gesagt: Es handelt sich um ein rein informatives Dokument, nützlich im Geschäftsverkehr – aber ohne buchhalterische oder steuerliche Bedeutung.

Anzahlungsrechnung und Proformarechnung – worin liegt der Unterschied?

Auf den ersten Blick sehen beide fast gleich aus, doch ihr Zweck ist völlig unterschiedlich. Eine Proformarechnung ist lediglich eine Information, während eine Anzahlungsrechnung bereits ein echter Buchungsbeleg ist.

Die Proformarechnung wird vor dem eigentlichen Verkauf ausgestellt. Sie zeigt, wie die Transaktion aussehen soll, welchen Betrag der Kunde zahlen müsste und unter welchen Bedingungen. Sie hat jedoch keine steuerlichen oder buchhalterischen Auswirkungen. Sie wird nicht verbucht, berechtigt nicht zum Vorsteuerabzug und bestätigt keinen Verkauf. Sie ist also eine Ankündigung, keine Bestätigung.

Die Anzahlungsrechnung hingegen wird erst dann erstellt, wenn der Kunde bereits bezahlt hat – ganz oder teilweise. Damit bestätigt sie, dass die Transaktion tatsächlich begonnen hat. Ab diesem Moment entsteht eine steuerliche Verpflichtung, und die Rechnung wird in der Buchhaltung sowie im Umsatzsteuerregister erfasst.

Kurz gesagt:

Proformarechnung – vor der Zahlung, reine Information über eine geplante Transaktion.
Anzahlungsrechnung – nach der Zahlung, Beleg über den tatsächlichen Zahlungseingang.

Ein Beispiel aus der Praxis: Ein Onlinehändler sendet dem Kunden eine Proformarechnung mit den Zahlungsdaten. Sobald das Geld eingeht, erstellt er eine Anzahlungsrechnung. Erst diese zweite Rechnung erscheint in der Buchhaltung und hat steuerliche Bedeutung.

Man kann also sagen: Die Proformarechnung ist ein Angebot, während die Anzahlungsrechnung den Beginn des Geschäfts bestätigt. Die erste verpflichtet zu nichts, die zweite hat volle rechtliche und steuerliche Wirkung.

FAQ – Häufig gestellte Fragen

Ist eine Proformarechnung verbindlich?
Nein, eine Proformarechnung begründet keine Zahlungspflicht und hat keine steuerliche Wirkung.

Muss man eine Proformarechnung bezahlen?
Nein, eine Zahlung ist erst erforderlich, wenn die Bedingungen ausdrücklich akzeptiert wurden (z. B. „Bestellen und bezahlen“, Überweisung, schriftliche Bestätigung).

Kann man eine Proformarechnung als Aufwand verbuchen?
Nein, sie ist kein Buchungsdokument und wird nicht im Umsatzsteuerregister erfasst.

Was ist der Unterschied zwischen einer Proformarechnung und einer Anzahlungsrechnung?
Die Proformarechnung dient der Information vor dem Verkauf; die Anzahlungsrechnung wird nach einer Zahlung erstellt und hat buchhalterische bzw. steuerliche Wirkung.

Kann man aus einer Proformarechnung Vorsteuer abziehen?
Nein, der Vorsteuerabzug gilt nur für echte Rechnungen (Anzahlungs- oder Schlussrechnungen), nicht für Proformarechnungen.

Kann eine Proformarechnung im Streitfall als Beweis dienen?
Nur als ergänzender Nachweis – sie zeigt Vereinbarungen, ist aber keine Grundlage zur Durchsetzung einer Zahlung.

Wie lange ist eine Proformarechnung gültig?
Es gibt keine gesetzlich festgelegte Frist; die Gültigkeit ergibt sich aus den Bedingungen des jeweiligen Angebots.

Werden Proformarechnungen in Onlineshops automatisch erstellt?
Oft ja; sie haben in diesem Fall rein informativen Charakter und ersetzen keine Anzahlungs- oder Schlussrechnung.