VSM – Value Stream Mapping
Value Stream Mapping ist ein Werkzeug, mit dem Unternehmen erkennen können, wie ein Prozess tatsächlich funktioniert. Nicht auf dem Papier. Nicht nach theoretischen Annahmen. Sondern genau so, wie er Tag für Tag abläuft. Mithilfe einer Wertstromanalyse lassen sich Bereiche identifizieren, die Verzögerungen, unnötige Kosten oder überflüssige Arbeitsschritte verursachen. Die Methode stammt aus dem Lean Management und wird seit vielen Jahren in der Fertigung, in Lagerhäusern, in der Logistik sowie im Dienstleistungssektor eingesetzt. Häufig reicht bereits die grafische Darstellung eines Prozesses aus, um Schwachstellen sichtbar zu machen, die zuvor unbemerkt geblieben sind.
VSM – Die wichtigsten Informationen
- Value Stream Mapping (VSM) dient der Analyse des gesamten Prozessflusses vom Anfang bis zum Ende.
- Die Methode stammt aus dem Lean Management und hilft dabei, Ursachen für Verschwendung zu erkennen.
- Die Wertstromkarte zeigt Materialflüsse, Informationsflüsse sowie die Bearbeitungszeiten einzelner Prozessschritte.
- VSM wird in der Produktion, Lagerlogistik, Transportlogistik und im Dienstleistungsbereich eingesetzt.
- Die Analyse macht sichtbar, an welchen Stellen Produkte, Materialien oder Dokumente unnötig warten.
- Value Stream Mapping unterstützt Unternehmen dabei, Bestände zu reduzieren und Durchlaufzeiten zu verkürzen.
- In vielen Fällen entstehen Verbesserungen durch eine bessere Prozessorganisation und nicht durch zusätzliche Investitionen.
Value Stream Mapping – was ist das und wofür wird es eingesetzt?
Value Stream Mapping, häufig als VSM bezeichnet, ist eine Methode zur Darstellung eines kompletten Prozesses vom Anfang bis zum Ende. Dabei wird nicht nur ein einzelner Arbeitsplatz oder eine einzelne Abteilung betrachtet, sondern der gesamte Ablauf. Auf einer einzigen Karte lässt sich nachvollziehen, welchen Weg ein Produkt oder eine Dienstleistung von der Auftragserteilung bis zur Auslieferung an den Kunden zurücklegt.
In vielen Unternehmen kennt jede Abteilung ihren eigenen Aufgabenbereich. Das Lager kennt seine Abläufe, die Produktion ihre und der Einkauf wiederum andere. Schwierigkeiten entstehen oft dann, wenn der gesamte Prozess betrachtet werden soll. Wo entstehen die längsten Wartezeiten? An welchen Stellen bilden sich Engpässe? Warum verzögern sich Aufträge? Erst die grafische Darstellung macht viele Zusammenhänge sichtbar, die zuvor kaum auffielen.
Eine Wertstromanalyse zeigt nicht nur den Materialfluss. Ebenso sichtbar werden Informationsflüsse, Dokumente, Bearbeitungszeiten und Lagerbestände. Häufig stellt sich dabei heraus, dass ein Produkt nur wenige Stunden tatsächlich bearbeitet wird, den Großteil der Zeit jedoch auf den nächsten Prozessschritt wartet. Genau solche Situationen stehen meist im Mittelpunkt der Analyse.
Die Methode stammt aus dem Lean Management und wurde lange Zeit vor allem in der Industrie eingesetzt. Heute ist das Einsatzgebiet deutlich breiter. VSM wird in Lagerhäusern, Logistikzentren, Distributionsnetzwerken und sogar in Kundenservice-Abteilungen genutzt. Der Grund dafür liegt auf der Hand: Überall existieren Prozesse, die verbessert werden können.
Ein großer Vorteil dieser Methode besteht darin, wertschöpfende Tätigkeiten von Aktivitäten zu unterscheiden, die lediglich Zeit oder Ressourcen verbrauchen. Einige Arbeitsschritte sind unverzichtbar. Andere ergeben sich aus internen Vorgaben oder organisatorischen Abläufen. Wieder andere erweisen sich nach genauer Betrachtung als vollständig überflüssig.
Bevor ein Unternehmen in neue Maschinen, zusätzliche Software oder weiteres Personal investiert, lohnt sich häufig ein Blick auf die bestehenden Abläufe. Nicht selten entstehen Verluste und Verzögerungen durch die Organisation des Prozesses selbst und nicht durch fehlende Ressourcen.
Welche Elemente enthält eine Wertstromanalyse?
Auf den ersten Blick wirkt eine Value Stream Mapping-Darstellung oft wie eine Sammlung einfacher Symbole, Kästen und Pfeile. Tatsächlich steckt dahinter jedoch eine große Menge an Informationen. Jedes Element erfüllt eine bestimmte Aufgabe. Dadurch lassen sich Engpässe, überhöhte Bestände oder Probleme im Informationsfluss schnell erkennen.
Zu den wichtigsten Bestandteilen gehören die einzelnen Prozessschritte. Diese können Produktionsstationen, Kommissionierbereiche, Qualitätskontrollen oder andere Aktivitäten innerhalb des Ablaufs darstellen. Zwischen diesen Stationen bewegen sich Materialien, Produkte oder Aufträge. Je komplexer ein Prozess ist, desto mehr solcher Punkte finden sich auf der Karte.
Ein weiterer zentraler Bestandteil sind die Materialflüsse. Sie werden meist durch Pfeile dargestellt, die den Weg eines Produkts durch den Prozess verdeutlichen. Erst bei einer detaillierten Analyse zeigt sich häufig, dass Materialien unnötig weite Strecken zwischen einzelnen Arbeitsschritten zurücklegen.
Ebenso wichtig sind die Informationsflüsse. Sie zeigen, wo Aufträge entstehen, wie Produktionsdaten weitergegeben werden und auf welche Weise verschiedene Abteilungen miteinander kommunizieren. In vielen Unternehmen entstehen Verzögerungen nicht durch die eigentliche Leistungserstellung, sondern durch fehlerhafte oder langsame Informationswege.
Eine wichtige Rolle spielen außerdem die Kennzahlen, die an den einzelnen Prozessschritten hinterlegt werden. Dazu gehören beispielsweise:
- Bearbeitungszeit eines Arbeitsschrittes.
- Wartezeit zwischen zwei Prozessen.
- Anzahl der Mitarbeitenden an einer Station.
- Größe einer Produktions- oder Auftragscharge.
- Verfügbarkeit von Maschinen und Anlagen.
Erst durch diese Daten wird eine fundierte Analyse möglich. Ohne sie wäre die Karte lediglich eine grafische Darstellung der Prozessreihenfolge.
Ein weiteres Element sind Lagerbestände und Pufferlager. In einer Wertstromanalyse werden diese häufig mit einem Dreieckssymbol gekennzeichnet. Der Grund dafür ist einfach: Hohe Bestände verdecken oft organisatorische Schwachstellen. Wenn sich zwischen zwei Prozessschritten dauerhaft große Mengen an Material ansammeln, weist dies häufig auf Kapazitätsengpässe oder unausgewogene Abläufe hin.
Im unteren Bereich der Karte befindet sich meist die Zeitlinie. Sie gehört zu den aufschlussreichsten Bestandteilen der gesamten Analyse. Hier wird die tatsächliche Bearbeitungszeit eines Produkts mit der gesamten Durchlaufzeit verglichen. Die Unterschiede fallen oft überraschend groß aus. Nicht selten dauert die eigentliche Bearbeitung nur wenige Minuten oder Stunden, während sich die gesamte Auftragsabwicklung über mehrere Tage erstreckt.
Je nach Zielsetzung können zusätzlich Kennzeichnungen für Qualitätskennzahlen, Maschinenausfälle, Fehlerquoten oder Serviceleistungen integriert werden. Eine einheitliche Vorlage, die von allen Unternehmen verwendet wird, existiert nicht. Entscheidend ist vielmehr, dass die Value Stream Mapping-Darstellung den gesamten Wertstrom übersichtlich abbildet und Verbesserungspotenziale schnell sichtbar macht.
Wie erstellt man ein Value Stream Mapping?
Die Erstellung einer Value Stream Mapping-Analyse beginnt idealerweise mit der Auswahl eines konkreten Prozesses. Je klarer und kleiner der betrachtete Bereich zu Beginn definiert wird, desto einfacher lässt sich ein aussagekräftiges Bild der aktuellen Situation erstellen. Manche Unternehmen versuchen, nahezu sämtliche Abläufe in einer einzigen Darstellung abzubilden. Das Ergebnis ist häufig eine unübersichtliche Karte, aus der sich nur wenige Erkenntnisse gewinnen lassen.
Der erste Schritt besteht darin, den Start- und Endpunkt des Prozesses festzulegen. In einem Lager kann dies beispielsweise der Weg vom Wareneingang bis zur Auslieferung sein. In der Produktion wird häufig der Ablauf von der Materialbeschaffung bis zum Versand des fertigen Produkts betrachtet. Entscheidend ist, dass von Anfang an eindeutig feststeht, welcher Prozess analysiert werden soll.
Im nächsten Schritt wird der tatsächliche Ablauf untersucht. Dabei sollte man sich nicht ausschließlich auf Prozessbeschreibungen oder Arbeitsanweisungen verlassen. Dokumentationen spiegeln nicht immer die Realität wider. Aus diesem Grund begleiten viele Teams den gesamten Prozess direkt vor Ort und dokumentieren jeden einzelnen Arbeitsschritt.
Während der Datenerfassung werden Bearbeitungszeiten, Wartezeiten, Mitarbeiterzahlen, Lagerbestände sowie Informations- und Dokumentenflüsse erfasst. Je präziser die Daten sind, desto aussagekräftiger fällt die spätere Analyse aus. Wo sollte man beginnen? In den meisten Fällen konzentriert man sich zunächst auf Bereiche, in denen regelmäßig Engpässe, Warteschlangen oder Verzögerungen auftreten.
Nach der Datensammlung wird die sogenannte Ist-Zustandskarte erstellt. Sie zeigt den Prozess in seiner aktuellen Form – mit allen Stärken, Schwachstellen und Verbesserungspotenzialen. Bereits in dieser Phase erkennen viele Teams Zusammenhänge, die zuvor verborgen geblieben sind. Mitunter kann eine kleine organisatorische Anpassung größere Effekte erzielen als eine kostspielige Investition.
Erst nach der Analyse des Ist-Zustands wird die Soll-Zustandskarte entwickelt. Ihr Zweck besteht darin, darzustellen, wie der Prozess nach der Umsetzung von Verbesserungen aussehen könnte. Dabei geht es nicht um eine theoretisch perfekte Lösung, sondern um realistische Maßnahmen, die tatsächlich umsetzbar sind und messbare Ergebnisse liefern.
Bei der Entwicklung des zukünftigen Prozesses stehen häufig folgende Ziele im Mittelpunkt:
- Verkürzung von Wartezeiten zwischen einzelnen Prozessschritten.
- Reduzierung überhöhter Lagerbestände.
- Verringerung unnötiger Transportwege.
- Verbesserung des Informationsflusses.
- Effizientere Nutzung vorhandener Ressourcen.
In vielen Unternehmen wird die Soll-Zustandskarte nicht einmalig erstellt und anschließend vergessen. Prozesse verändern sich mit neuen Produkten, organisatorischen Anpassungen oder dem Wachstum des Unternehmens. Deshalb wird Value Stream Mapping häufig als Instrument der kontinuierlichen Verbesserung betrachtet und nicht als einmaliges Projekt. Nach einigen Monaten erfolgt oft eine erneute Analyse, um zu überprüfen, ob die umgesetzten Maßnahmen die gewünschten Ergebnisse tatsächlich erreicht haben.
Beispiel für Value Stream Mapping im Lager
Ein Lager gehört zu den Bereichen, in denen Value Stream Mapping besonders effektiv eingesetzt werden kann. Die meisten Abläufe lassen sich relativ einfach nachvollziehen, und Zeitverluste werden häufig bereits bei der ersten Analyse sichtbar. Das eigentliche Problem besteht darin, dass im Tagesgeschäft nur selten der gesamte Prozess als Ganzes betrachtet wird.
Nehmen wir als Beispiel ein Lager, das einen Onlineshop beliefert. Die Ware trifft am Wareneingang ein, wird anschließend im System erfasst, eingelagert, nach Eingang einer Bestellung kommissioniert, verpackt und schließlich an den Kunden versendet. Auf den ersten Blick wirkt dieser Ablauf unkompliziert.
Während der Erstellung einer Wertstromanalyse beginnt das Team, die einzelnen Prozessschritte zu messen. Die Warenannahme dauert 20 Minuten. Die Einlagerung benötigt weitere 40 Minuten. Die Kommissionierung eines Auftrags nimmt durchschnittlich 8 Minuten in Anspruch. Das Verpacken dauert 3 Minuten. Die Kennzahlen sehen zunächst positiv aus. Doch bei genauerer Betrachtung tritt ein anderes Problem zutage.
Zwischen Wareneingang und Einlagerung vergehen teilweise mehrere Stunden. Die Ware bleibt auf Paletten stehen und wartet auf den nächsten Schritt. Eine ähnliche Situation zeigt sich vor dem Versand. Die Bestellungen sind bereits fertig verpackt, werden jedoch erst am Ende des Tages vom Transportdienstleister abgeholt.
Auf einer Value Stream Mapping-Karte fallen solche Bereiche sofort auf. Die eigentlichen Tätigkeiten werden schnell erledigt, während das Produkt den größten Teil der Zeit lediglich auf den nächsten Prozessschritt wartet. Genau an diesem Punkt erkennen viele Unternehmen, dass die größten Verluste nicht durch die Arbeit der Mitarbeitenden entstehen, sondern durch Wartezeiten zwischen den einzelnen Abläufen.
Nicht selten deckt die Analyse außerdem unnötige Transportwege innerhalb des Lagers auf. Ein Mitarbeiter entnimmt einen Artikel am einen Ende der Halle, läuft anschließend in einen anderen Bereich und kehrt danach fast an denselben Ort zurück. Einzelne Wege erscheinen zunächst unproblematisch. Hochgerechnet auf einen Monat können daraus jedoch viele zusätzliche Kilometer entstehen, die täglich zurückgelegt werden müssen.
In einem häufig anzutreffenden Szenario liegt die Ursache in der Lagerorganisation. Besonders gefragte Produkte befinden sich weit entfernt vom Verpackungsbereich. Bereits eine Anpassung der Lagerplätze kann die Kommissionierwege deutlich verkürzen. Neue Maschinen oder zusätzliches Personal sind dafür oft nicht erforderlich.
Die Soll-Zustandskarte kann daher Maßnahmen wie die Verlagerung bestimmter Artikelgruppen, eine Anpassung der Wareneingangsplanung oder die Reduzierung von Engpässen in einzelnen Bereichen vorsehen. Oft reichen bereits kleine Veränderungen aus, um mit denselben Ressourcen deutlich mehr Aufträge zu bearbeiten.
Aus diesem Grund zählen Lagerbetriebe zu den Bereichen, in denen Value Stream Mapping seinen Nutzen besonders schnell unter Beweis stellt. Die notwendigen Daten lassen sich vergleichsweise einfach erfassen, und die Auswirkungen der umgesetzten Verbesserungen werden häufig bereits nach wenigen Wochen sichtbar.
Beispiel für die Wertstromanalyse in der Produktion
Im Produktionsumfeld wird Value Stream Mapping bereits seit vielen Jahren eingesetzt. Das ist kaum überraschend, denn gerade in der Fertigung lassen sich Bearbeitungszeiten, Bestandsmengen und Warteschlangen zwischen einzelnen Arbeitsschritten besonders gut erfassen und analysieren.
Stellen wir uns einen Betrieb vor, der Metallkomponenten für Industriemaschinen herstellt. Der Prozess beginnt mit der Anlieferung des Rohmaterials in die Produktionshalle. Anschließend werden die Bleche zugeschnitten, bearbeitet, geschweißt, einer Qualitätsprüfung unterzogen und schließlich verpackt. Auf den ersten Blick wirkt dieser Ablauf logisch und effizient. Eine Value Stream Mapping-Analyse zeigt jedoch häufig ein deutlich detaillierteres Bild.
Während der Untersuchung stellt sich heraus, dass das Zuschneiden einer Charge lediglich wenige Minuten dauert. Ähnlich verhält es sich bei der mechanischen Bearbeitung. Das Schweißen benötigt sogar noch weniger Zeit. Wo entstehen also die Verzögerungen?
Eine genauere Datenerfassung macht sichtbar, dass die Halbfertigprodukte einen Großteil des Tages auf die Freigabe der nächsten Station warten. An einer Stelle sammeln sich mehrere Dutzend Teile an, an einer anderen sogar noch mehr. Die Mitarbeitenden erledigen ihre Aufgaben ordnungsgemäß, dennoch beginnt der gesamte Ablauf einem Stau auf einer stark befahrenen Straße zu ähneln. Je mehr Produkte in den Prozess gelangen, desto länger werden die Warteschlangen zwischen den einzelnen Arbeitsplätzen.
Eine Wertstromanalyse macht solche Probleme nahezu sofort sichtbar. Auf einer einzigen Darstellung werden Bearbeitungszeiten, Bestände und Wartezeiten miteinander verknüpft. Plötzlich zeigt sich, dass die tatsächliche Bearbeitung eines Produkts nur etwa eine Stunde beansprucht, während die gesamte Durchlaufzeit mehrere Tage beträgt.
Mitunter deckt die Analyse weitere Schwachstellen auf. So arbeitet die Produktion beispielsweise mit sehr großen Losgrößen, weil dies im Produktionsplan vorgesehen ist. Auf den ersten Blick scheint diese Vorgehensweise die Effizienz zu erhöhen. In der Praxis führt sie jedoch oft zu hohen Zwischenbeständen zwischen den einzelnen Prozessschritten.
Welche Maßnahmen kommen dann infrage?
Eine Möglichkeit besteht darin, die Losgrößen zu reduzieren. In anderen Fällen kann eine Umgestaltung der Arbeitsbereiche oder eine bessere Verteilung der Auslastung zwischen den einzelnen Stationen hilfreich sein. Kostspielige Investitionen sind dafür nicht immer erforderlich. Viele Verbesserungen entstehen durch eine optimierte Organisation des Material- und Arbeitsflusses.
In zahlreichen Produktionsbetrieben wird nach der Erstellung der Ist-Zustandskarte eine zweite Darstellung entwickelt, die den zukünftigen Soll-Zustand zeigt. Dadurch lassen sich beide Varianten direkt vergleichen und die potenziellen Vorteile bereits im Vorfeld abschätzen. Kürzere Durchlaufzeiten, geringere Bestände oder eine höhere Kapazität werden häufig schon vor der eigentlichen Umsetzung sichtbar.
Genau aus diesem Grund zählt Value Stream Mapping bis heute zu den am häufigsten eingesetzten Methoden zur Optimierung von Produktionsprozessen. Die Methode betrachtet den gesamten Wertstrom und nicht nur einzelne Maschinen oder Arbeitsplätze. Manchmal genügt bereits eine Veränderung an einer Stelle des Prozesses, um die Leistungsfähigkeit des gesamten Systems spürbar zu verbessern.
FAQ – Häufig gestellte Fragen
Was ist Value Stream Mapping?
Value Stream Mapping ist eine Methode zur grafischen Darstellung eines gesamten Prozesses. Sie zeigt Materialflüsse, Informationsflüsse sowie die Zeit, die für einzelne Prozessschritte benötigt wird.
Wofür wird Value Stream Mapping eingesetzt?
Die Methode hilft dabei, Verschwendung, Verzögerungen, überhöhte Bestände und andere Faktoren zu erkennen, die die Effizienz eines Prozesses beeinträchtigen.
Ist Value Stream Mapping ein Bestandteil von Lean Management?
Ja. Value Stream Mapping gehört zu den am häufigsten verwendeten Werkzeugen im Lean Management.
Welche Elemente enthält eine Wertstromanalyse?
Typischerweise umfasst eine Wertstromanalyse Prozessschritte, Materialflüsse, Informationsflüsse, Lagerbestände, Bearbeitungszeiten und eine Zeitlinie.
Wie erstellt man ein Value Stream Mapping?
Der Prozess beginnt mit der Auswahl des zu analysierenden Bereichs. Anschließend werden Daten erfasst, eine Ist-Zustandskarte erstellt und danach ein zukünftiger Soll-Zustand entwickelt.
Wo wird Value Stream Mapping eingesetzt?
Die Methode wird häufig in der Produktion, Lagerlogistik, Transportlogistik, Distributionszentren sowie in administrativen Prozessen verwendet.
Welche Vorteile bietet Value Stream Mapping?
VSM kann Durchlaufzeiten verkürzen, Verschwendung reduzieren und die Nutzung vorhandener Ressourcen verbessern.
Eignet sich Value Stream Mapping auch für kleine Unternehmen?
Ja. Die Methode kann sowohl in großen Unternehmen als auch in kleineren Betrieben eingesetzt werden, die ihre Prozesse analysieren und optimieren möchten.
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